Положення про обробку і захист персональних даних
Зміст
1. Сфера застосування та загальні поняття.
2. Володілець бази персональних даних.
3. Мета обробки персональних даних.
4. Порядок обробки персональних даних.
5. Місцезнаходження бази персональних даних.
6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
7. Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.
8. Права суб’єкта персональних даних.
9. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.
10. Державна реєстрація бази персональних даних.
1. Сфера застосування та загальні поняття.
Цим Положенням про оброку і захист персональних даних у базах персональних даних (далі – Положення) регулюються відносини, пов’язані із захистом персональних даних під час їх обробки в рамках діяльності ТОВ «СТАДЕКС».
Положення дає визначення основним поняттям, що стосуються персональних даних, містить мету обробки персональних даних, процедуру обробки, права суб’єктів, порядок захисту, та інші вимоги законодавства України із захисту персональних даних.
Визначення термінів:
база персональних даних — іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
володілець бази персональних даних — фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
згода суб’єкта персональних даних — добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди. У сфері електронної комерції згода суб’єкта персональних даних може бути надана під час реєстрації в інформаційно-комунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, за умови, що така система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки;
знеособлення персональних даних — вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані — відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних — фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.
Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
суб’єкт персональних даних — фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних.
2. Володілець бази персональних даних
Бази персональних даних, володільцем та розпорядником яких є Товариство з обмеженою відповідальністю СТАДЕКС (надалі також – ТОВ «СТАДЕКС»), з офісом по вул. Львівська 23, офіс 103/104, 03115 в Києві, Україна, Код ЄДРПОУ 37451409.
3. Володілець персональних даних
1. Володільцем персональних даних Користувачів, наданих у зв’язку з використанням ними послуг в Додатку (далі: «Персональні дані») є Товариство з обмеженою відповідальністю СТАДЕКС (скорочена назва ТОВ «СТАДЕКС»), з офісом по вул. Львівська 23, офіс 103/104, 03115 в Києві, Україна, Код ЄДРПОУ 37451409.
4. Мета обробки персональних даних
Мета обробки персональних даних відповідає цілям діяльності володільця бази персональних даних, та є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, а саме: надання, отримання та здійснення розрахунків за придбані товари, послуги відповідно до Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
Метою обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування контрагентів ТОВ «СТАДЕКС» у відповідності до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних».
5. Порядок обробки персональних даних.
Згода суб’єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства дає змогу зробити висновок про надання згоди суб’єкта персональних даних може бути надана у наступних формах:
• у письмовій, шляхом проставлення особистого підпису суб’єкта персональних даних;
• в електронній формі, шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних.
Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.
Забороняється обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, засудження до кримінального покарання, а також даних, що стосуються здоров’я, статевого життя, біометричних або генетичних даних
6. Місцезнаходження бази персональних даних.
Вказані у розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою ТОВ «СТАДЕКС» та за адресою хостинг-провайдера PixelShark в ЄС.
7. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.
Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.
Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
У запиті зазначаються:
– прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);
– найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);
– прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
– відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
– перелік персональних даних, що запитуються;
– мета та/або правові підстави для запиту.
Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
Усі працівники ТОВ «СТАДЕКС» зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних. Використання персональних даних працівниками суб’єктів відносин, пов’язаних з персональними даними, здійснюється лише відповідно до їхніх професійних чи службових або трудових обов’язків. Ці працівники в обов’язковому порядку підписують угоду про нерозголошення персональних даних де зобов’язаються не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків, крім випадків, передбачених законом. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.
Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.
У повідомленні про відстрочення зазначаються:
– прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
– дата відправлення повідомлення;
– причина відстрочення;
– строк, протягом якого буде задоволене запит.
Відмова у доступі до ПД допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
У повідомленні про відмову зазначаються:
– прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
– дата відправлення повідомлення;
– причина відмови.
Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.
8. Захист персональних даних.
Для захисту персональних даних, що зберігаються у файлах даних для автоматизованої обробки, ТОВ «СТАДЕКС» уживає усі відповідні заходи безпеки, спрямовані на запобігання випадковому чи несанкціонованому знищенню або випадковій втраті, а також на запобігає несанкціонованим доступу, зміні або поширенню.
Володілець, розпорядник персональних даних самостійно визначають перелік і склад заходів, спрямованих на безпеку обробки персональних даних, з урахуванням вимог законодавства у сферах захисту персональних даних, інформаційної безпеки.
ТОВ «СТАДЕКС» веде облік працівників, які мають доступ до персональних даних суб’єктів. ТОВ «СТАДЕКС» визначає рівень доступу зазначених працівників до персональних даних суб’єктів. Кожен із цих працівників користується доступом лише до тих персональних даних (їх частини) суб’єктів, які необхідні йому у зв’язку з виконанням своїх професійних чи службових або трудових обов’язків.
Працівники, які мають доступ до персональних даних, дають письмове зобов’язання про нерозголошення персональних даних, які їм було довірено або які стали їм відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків.
У разі звільнення працівника, який мав доступ до персональних даних, або переведення його на іншу посаду, що не передбачає роботу з персональними даними суб’єктів, вживаються заходи щодо унеможливлення доступу такої особи до персональних даних, а документи та інші носії, що містять персональні дані суб’єктів, передаються іншому працівнику.
9. Права суб’єкта персональних даних.
Суб’єкт персональних даних має право:
• знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані;
• на доступ до своїх персональних даних;
• отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи обробляються його персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;
• пред’являти вмотивовану вимогу володільцю персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
• пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником персональних даних, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
• звертатися із скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого або до суду;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
• вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних під час надання згоди;
• відкликати згоду на обробку персональних даних;
• знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
• на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.
10. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних.
Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі — запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
У запиті зазначаються:
• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
• інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
• перелік персональних даних, що запитуються.
Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.
Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.
Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
11. Повідомлення про обробку персональних даних.
Повідомлення про обробку персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».
Контроль за додержанням законодавства про захист персональних даних у межах повноважень, передбачених законодавством України, здійснюють:
Уповноважений Верховної Ради з прав людини, Україна, 01008, м. Київ, вул. Інститутська, 21/8, тел.: 0800-50-17-20, 044-299-74-08;
Із додатковою інформацією про застосування спеціального законодавства у сфері захисту персональних даних можна ознайомитися на офіційному сайті Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини.
Нормативно-правові акти у сфері захисту персональних даних:
“Закон України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 р. №2297-VI ”
Наказ Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини 08.01.2014 № 1/02-14
Конвенція про захист осіб у зв’язку з автоматизованою обробкою персональних даних від 28.01.1981 р.
Додатковий протокол до Конвенції стосовно органів нагляду та транскордонних потоків даних від 08.11.2001 р.